Zawartość strony:
•Przesłanie przez zespół oceniający wnioski wezwania do uzupełnienia braków
•Oczekiwane działanie świadczeniodawcy w przypadku otrzymania wezwania do uzupełnienia braków
•Obsługa uzupełniania braków w przypadku dokumentów z komputera świadczeniodawcy
•Brak załącznika w repozytorium
Kliknięcie w Szczegóły spowoduje otwarcie formatki konkretnego wniosku.
Z tej pozycji, operator ma również możliwość złożenia uzupełnienia lub wycofania wniosku.
Kliknięcie w Uzupełnij umożliwi wczytanie pliku dla konkretnego wniosku. Wniosek pozostanie w statusie Złożony.
Kliknięcie w Wycofaj umożliwi wycofanie wniosku. Pojawi się formatka w potwierdzeniem wyboru. Po potwierdzeniu wniosek zostanie przeniesiony do statusu Wycofany, i żadne zmiany nie będą na nim możliwe.
Jeżeli oddział OW NFZ zaakceptuje wniosek, to jego status zostanie zmieniony na Oceniony pozytywnie. Jeżeli odrzuci wniosek status zostanie zmieniony na Oceniony negatywnie.
Jeżeli OW NFZ nie rozpatrzy wniosku, wtedy status zostanie zmieniony na Nierozpatrzony.
Jeżeli w złożonym wniosku brakowało jakichś dokumentów lub dokumenty były niepoprawne to OW NFZ może zmienić status wniosku na Do uzupełnienia i określić termin na uzupełnienie braków.
W procesie oceny wniosków dotyczących umowy POZ zespół oceniający wnioski analizuje również ich poprawność pod względem formalnym. Poprawność wniosków pod względem formalnym obejmuje m.in. przesłane załączniki do wniosku. Ewentualny brak załącznika lub zauważona wada przesłanego załącznika powoduje wystąpienia braku formalnego, wymagającego uzupełniania.
Jeżeli zespół oceniający stwierdzi wystąpienia braku formalnego to wyśle świadczeniodawcy odpowiednią informację. Informacja zostanie wysłana na Portal Świadczeniodawcy. Do tej informacji zostanie dołączony dokument w formacie PDF, podpisany cyfrowo przez osobę upoważnioną, zazwyczaj przez przewodniczącego zespołu oceniającego wnioski. Dokumentem tym, zgodnie ze stosowaną procedurą obsługi wniosków jest „Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosku”.
W przypadku wniosków w postaci elektronicznej został zmieniony sposób przekazywania wezwania do uzupełnienia braków formalnych wniosku oraz działania świadczeniodawcy w celu uzupełnienia braku.
Zamiast przekazywania brakujących dokumentów w sposób tradycyjny (przesyłania pocztą lub dostarczania osobiście) braki również są przekazywane przez portal w wersji elektronicznej.
Na wniosku w statusie Do uzupełnienia, w dolnej części formatki prezentowana jest lista braków zdefiniowana przez OW NFZ.
W wezwaniu do uzupełnienia braków formalnych zostanie zapisana szczegółowa informacja o tym jakie braki zostały zauważone.
Jako brak, mogą być rozumiane następujące sytuacje:
1.Niedołączenie do wniosku załącznika, który zgodnie z przepisami, w przypadku danego wniosku, powinien być dołączony,
2.Przekazanie załącznika do wniosku ale w przekazanym dokumencie stwierdzono wady np. brak podpisu cyfrowego, podpisanie dokumentu przez osobę do tego nieuprawnioną, nieaktualność dokumentu.
(np. do wniosku dołączono dokument polisy ale okres obowiązywania polisy nie obejmuje okresu, od którego ma być zawarta umowa.)
3.Braki merytoryczne w treści wniosku – jeżeli osoba oceniająca wniosek zauważy inne problemy dotyczące jego treści, które wpływają na ocenę i wymagają wyjaśnienia lub poprawy, może przekazać wnioskującemu listę braków merytorycznych. Braki te będą opisywane przez oceniającego w polach tekstowych, z możliwością wskazania wielu braków, stosownie do potrzeb. Wszystkie wskazane braki merytoryczne zostaną zapisane w Wezwaniu do uzupełnienia braków i będą widoczne dla wnioskującego w Portalu. Dla każdego wskazanego braku merytorycznego operator będzie zobowiązany do wpisania wyjaśnienia w Portalu.
Niedołączenie dokumentu, który powinien być dołączony do wniosku, może wystąpić w następujących sytuacjach:
- brak dokumentu w danej kategorii, np. osoba przygotowująca wniosek uznała, że potrzeba przekazania tego załącznika jej nie dotyczy,
- przekazanie dokumentu w danej kategorii (jednego lub nawet kilku dokumentów w tej kategorii) ale zespół uznał, że potrzebne jest wskazanie kolejnego dokumentu,
np:
Świadczeniodawca w realizacji umowy będzie korzystał z usług trzech podwykonawców. Do wniosku świadczeniodawca dołączył dwie umowy z podwykonawcami. W takiej sytuacji zespół oceniający wnioski wezwie świadczeniodawcę do przekazania również umowy z trzecim podwykonawcą.
Przesłanie przez zespół oceniający wnioski wezwania do uzupełnienia braków
Wezwania do uzupełnienia braków zostanie przesłane na Portal Świadczeniodawcy.
W wezwaniu do uzupełnienia braków będzie zapisana szczegółowa informacja:
- jakie dokumenty należy przekazać,
- jakie problemy stwierdzono w przypadku dokumentów, które mają być przekazane jako uzupełnienie braków formalnych wniosku.
Dla każdego wezwania do uzupełnienia braków zostanie wskazany maksymalny termin uzupełnienia.
Nieuzupełnienie braków formalnych we wskazanym terminie może być powodem odrzucenia wniosku.
Na liście widać jakiej kategorii jest brakujący dokument oraz czy jest to plik pochodzący z repozytorium dokumentów czy z komputera świadczeniodawcy.
Aby uzupełnić brak należy skorzystać z opcji Uzupełnij brak.
Jeżeli plik pochodzi z komputera to pojawi się poniższa formatka umożliwiająca dodawanie ich.
Formatka zawiera następujące pola:
•Wymagana akcja
•Kategoria
•Poprzednio przesłany plik
•Opis problemu
•Plik z repozytorium
•Wskaż plik (PDF/XML)
Aby dodać plik z komputera, użytkownik wybiera Wybierz plik. Po jego kliknięciu otwierane jest standardowe okno wyboru pliku, umożliwiające wskazanie dokumentu z lokalnego urządzenia. Następnie należy zatwierdzić operację przyciskiem Dodaj plik, co spowoduje zapisanie pliku w systemie.
System umożliwia dodawanie wielu nowych plików dla wymaganej akcji Dodaj plik i kategorii Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań merytorycznych. Po ich poprawnym dodawaniu zostają one wyświetlone na liście Zapisane pliki, która prezentuje wszystkie aktualne dołączone dokumenty.
Użytkownik ma możliwość zarządzania listą plików, w tym usuwania wybranych pozycji. W tym celu należy skorzystać z opcji Usuń dostępnej przy danym pliku. Po jej wybraniu system wyświetla komunikat z prośbą o potwierdzenie wykonania operacji.
Niezależnie od wyniku operacji dodania pliku użytkownik otrzyma komunikat zwrotny.
W przypadku powodzenia wyświetlana jest informacja Zapisano uzupełnienie braku, natomiast w przypadku wystąpienia błędu pojawi się komunikat informujący o przyczynie niepowodzenia.
Dla pozostałych kategorii oraz w przypadku korekty pliku wymagane jest dodanie tylko jednego pliku lub zaznaczenie oświadczenia o poprawności.
Oczekiwane działanie świadczeniodawcy w przypadku otrzymania wezwania do uzupełnienia braków
Obsługa wezwania do uzupełnienia braków formalnych wniosku będzie wykonywana przy użyciu funkcji Uzupełnij brak.
Przed przesłaniem uzupełnienia braku do OW NFZ świadczeniodawca będzie musiał ustosunkować się do każdego z wykazanych braków. Pozostawienie jakiegoś braku bez uzupełnienia lub wyjaśnienia nie pozwoli na przekazanie uzupełnienia do OW NFZ.
W przypadku wezwania do uzupełnienia braku, typowym działaniem świadczeniodawcy będzie przesłanie brakującego lub poprawionego dokumentu – załącznika.
Może się zdarzyć również nietypowa sytuacja, w której świadczeniodawca będzie chciał podtrzymać swoja wcześniejszą decyzję o niewysyłaniu danego załącznika (lub uzna, że wcześniej wysłany dokument spełnia wymagania a więc nie będzie chciał wysyłać nowego) dokumentu.
W takiej sytuacji świadczeniodawca będzie mógł zaznaczyć, że nie wysyła dokumentu i wpisać stosowne wyjaśnienie.
Podsumowując – dla każdego ze wskazanych braków formalnych świadczeniodawca będzie musiał albo przekazać nowy, poprawny plik alby wskazać swoją decyzję o niewysyłaniu załącznika i wpisać wyjaśnienie. Dopiero w takiej sytuacji będzie mógł przekazać uzupełnienie braków do Funduszu.
Obsługa uzupełniania braków w przypadku dokumentów z komputera świadczeniodawcy
Aby uzupełnić plik należy wybrać plik z komputera za pomocą przycisku Wskaż plik, a następnie zapisać go poprzez przycisk Dodaj plik.
Jeżeli poprzednio przesłany plik był poprawny i uzupełnienie nie jest potrzebne, należy zaznaczyć oświadczenie: Nie załączam nowego pliku i uzupełnić opis.
Obsługa uzupełniania braków w przypadku dokumentów, zapisanych wcześniej w repozytorium oraz dokumentów generowanych przez aplikację do przygotowania wniosków
W przypadku braku dotyczącego załącznika będącego dokumentem generowanym w aplikacji do przygotowania wniosków (dokumentu PDF, wymagającego podpisania podpisem cyfrowym przez upoważnioną osobę reprezentującą świadczeniodawcę) typowymi problemami mogą być:
•brak dokumentu,
•brak podpisu na dokumencie PDF,
•podpisanie przez niewłaściwą osobę.
Poprawa takiego braku będzie polegała na:
•Wygenerowaniu dokumentu z aplikacji (utworzenia pliku PDF), jeżeli jest taka potrzeba,
•Poprawnego podpisania dokumentu,
•Wskazanie pliku jako dokumentu będącego uzupełnieniem braku.
Jeżeli plik pochodzi z repozytorium to po kliknięciu w link Uzupełnij brak pojawi się poniższa formatka (jeżeli w repozytorium istnieje plik wymaganej kategorii, który jest ważny na dzień początku obowiązywania wnioskowanej umowy).
Brak załącznika w repozytorium
W przypadku braku dotyczącego załącznika, wymagającego wcześniejszego zapisania go w repozytorium konieczne jest wykonanie następujących czynności:
•Przegląd dokumentów w repozytorium w celu wersyfikacji czy znajduje się tam dokument z danej kategorii, spełniający wymagania a więc nie posiadający wad wskazanych w wezwaniu do uzupełnienia braków,
•Jeżeli jest taki dokument w repozytorium to jako uzupełnienie braku należy wskazać identyfikator tego dokumentu z repozytorium,
•Jeżeli nie ma takiego dokumentu w repozytorium to należy go dodać do repozytorium a następnie jako uzupełnienie braku wskazać identyfikator dodanego (poprawnego) dokumentu.
Jeżeli w repozytorium nie ma pliku wymaganej kategorii, który jest ważny na dzień początku obowiązywania wnioskowanej umowy to pojawi się poniższa formatka z linkiem do repozytorium dokumentów, w którym należy dodać brakujący dokument a następnie wrócić na wniosek i wybrać go podczas uzupełniania braku.
Dla pliku z repozytorium można również zaznaczyć oświadczenie: Nie załączam nowego pliku.
Po uzupełnieniu wszystkich braków należy kliknąć Przekaż do OW. Pojawi się wtedy komunikat Uzupełnienie braków dla wezwania o numerze XXX przekazano do OW i jest ono oceniane.
Uwaga: Po przekazaniu braków do OW nie będzie już możliwa ich edycja.
Braki należy uzupełnić w terminie określonym przez OW NFZ (widoczny na Danych wniosku>Termin na uzupełnienie braków). Jeżeli termin zostanie przekroczony to pojawi się informacja Termin na uzupełnienie braków dla wezwania o numerze XXX minął DD.MM.RRRR.